Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen einige gesetzliche Vorschriften beachten.
Wir sagen Ihnen, was man unter einem Geschäftsbrief versteht und welche Angaben darin enthalten sein müssen.

Es gibt gesetzliche Vorschriften für den Einzelkaufmann, die offene Handelsgesellschaft, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG, AG & Co. KG, AG & Co. OHG und für die Aktiengesellschaft (AG).

Für Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, also keine Handelsregisternummer haben, gelten diese Vorschriften nicht. Sie müssen mit ihren Vor- und Zunamen im schriftlichen Geschäftsverkehr auftreten.

Pflichtangaben

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gleich welcher Form, also etwa auch E-Mails und Faxschreiben, gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen Ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Angabe der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also "böse" Überraschungen verringern helfen. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf ihren Geschäftsbriefen immer den Vor- und Zunamen des Inhabers führen. Haben Sie sich mit einem oder mehreren Gewerbetreibenden zu einer BGB-Gesellschaft zusammengeschlossen, so müssen auf Ihren Geschäftsbriefen die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter genannt werden.

Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
Ihr gesamter externer Schriftverkehr, das heißt jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten;

• alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen;
• beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Bestellscheine.

Grundsätzlich jedoch muss jeder "Geschäftsbrief", der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (zum Beispiel telefonische Auftragserteilung).

Nicht als Geschäftsbrief gelten in der Regel:
der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens;

• Quittungen, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen und ähnliches;
• alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, zum Beispiel Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?

1. Einzelkaufmann
Auf allen Geschäftsbriefen des Einzelkaufmanns müssen

• seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• der Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e.K." oder "e.Kfr.";
• der Ort seiner Handelsniederlassung;
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,
  angegeben werden.

2. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG )
Die Geschäftsbriefe der Gesellschaften müssen

• die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• die Rechtsform (OHG oder KG);
• den Sitz der Gesellschaft;
• das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,
  enthalten.

3. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH); Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH); Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) muss auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

• Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft;
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn Sie das Kapital der Gesellschaft nennen, müssen Sie in jedem Fall – wie auch bei der AG – das Stammkapital angeben. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, müssen Sie anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen nennen.

4. GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG ; AG & Co. KG und AG & Co. OHG
Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, sind auf den Geschäftsbriefen neben den für die OHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firmen der Gesellschafter anzugeben. Darüber hinaus müssen auch die für die Gesellschafterin vorgeschriebenen Angaben aufgeführt werden.

5. Aktiengesellschaft (AG)
Die Aktiengesellschaft (AG) muss auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:

• Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
• Rechtsform der Gesellschaft;
• Sitz der Gesellschaft;
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
• alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
• falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig

Sie müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft machen. Wollen Sie diese Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen führen, so müssen Sie in jedem Fall das Grundkapital angeben. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

In der Regel sind die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes enthalten. Konkrete Vorschriften hierüber bestehen jedoch nicht.

Achtung:
Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Ordnungsstrafen vom Registergericht rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen.